zur Archivverwaltung

[AlexanderP]

Hallo,

ich habe schon seit langer Zeit ein Problem damit wie ich meine Unterlagen/Dokumente bezüglich der UT-Objekte archivieren und sortieren soll. Jetzt habe ich mir 3 Möglichkeiten ausgedacht von denen jede Vorteile und auch Nachteile hat. Weil ich mich für keine von den dreien entscheiden kann, dachte ich mir dass ihr mir villeicht weiter helfen könnt. Wählt bitte welche der drei unten dargestellten Möglichkeiten Ihr für die korekteste oder zweckmäßigste haltet.

Noch eine kurze Erläuterung zu den unteren Darstellungen:

"Unternehmen/Fo-Arbeiten"
sind Forschungsunternehmen oder Forschunsarbeiten an einem bestimmten Objekt dazu gehören folgende Dokumente: Befahrungsbrichte, Berichte von Aufwältigungsarbeiten, Briefkorrespondenz mit Zeitzeugen oder Ämtern/Archiven, Rechnungen für aufgwendete Finanzmittel usw.

"Objektinventar"
ist die in einer Liste aufgezeichnete Inventarisierung aller Stollen, Strecken, Schächte und Installationen eines UT-Objektes.

"Objektbeschreibung"
ist die allgemeine Beschreibung des gesamten UT-Objektes nach Themen gegliedert wie z.B Bewetterung, Vortriebsart, Geologie/Mineralogie, Geschichte, Abbautechnologie usw.

"Ortsinformationen"
sind Informationen über mögliche Standorte die z. B. aus Büchern oder von Zeugen stammen aber noch nicht überprüft oder praktisch bearbeitet wurden. Also eine Sammlung von Hinweisen auf mögliche Grubenstandorte.

Ich bitte alle Leser dieser Umfrage falls sie bessere Vorschläge bezüglich der Archivierungs- oder Dokumentenverwaltungsart haben mir dies mitzuteilen.

[Waldschrat]

Glück Auf!
Wichtig ist doch dass du deinen Kram wieder findest. Leider schreibst du nicht in welcher Form deine Sachen vorliegen, Also Papier, Scan, wie auch immer. Daher mein Tipp: Gib jedem Objekt eine Inventarnummer und ordne deine "Hardware" in einer wie auch immer gearteten Ablage nach diesen Nummern, nicht nach Themen. Schreib mit Access eine Datenbank, in der du die Nummern verschlagwortest. Die Hierarchie der Sortierung spielt dann keine Rolle mehr. Führe dann eine verknüpfte Suche aus, z.B. "Forschungsarbeiten, Grube xy" und du erhältst die betreffende(n) Inventarnummer(n) als Ergebnis, nach der du das Dokument in deiner Ablage auffindest.

[AlexanderP]

Hallo,

um meine Umfrage zu ergänzen: alle Dokumente liegen in Form von Papier vor. Ich danke jedoch für den interessanten Vorschlag von dir, aber kannst du mir vielleicht sagen wie man es ohne Rechner noch machen könnte den ich traue den Geräten einfach nicht weil sie viel zu störanfällig sind ( Verhängung, Festplattencrash, Vieren usw. )

In Erwartung auf weitere Vorschläge:

Alexander P.

[Karlheinz_Rabas]

Glückauf lieber Kollege,

Du kannst natürlich wie im Mittelalter ohne PC und Datenbank auch mit einem Karteikasten voller Karteikarten arbeiten. Ansonsten ist der Vorschlag der einzig sinnvolle, da alle anderen System das Problem haben, irgendwann zu platzen, d.h. nicht mehr auszureichen.
Viele Grüße
Karlheinz Rabas

[Waldschrat]

Glück auf!
Jedes Dokument bekommt eine Nummer, die von 0 bis 299 beispielsweise kommen in einen Ordner, die von 300 bis 599 in einen anderen und so fort. Für jedes Schlagwort, nach dem du suchen willst, brauchst du einen Karteikasten. Dokument 345 beziehe sich auf fünf Schlagwörter, dann musst du fünf identische Karteikarten mit Nr 345 und einer Inhaltszusammenfassung beschriften und auf die entsprechenden Kästen verteilen. So machen es die Bibliotheken.
Entscheide, wie stark dein Archiv noch wachsen wird und was es dir wert ist. Es zahlt sich aus, dem ganzen von Anfang an eine vernünftige Struktur zu geben, so lange man noch den Durchblick hat. Wenn du erst mal 5000 Karteikarten geschrieben hast und dann fällt dir ein du brauchst jetzt doch einen Rechner...
Dafür tut es übrigens der billigste, auf dem irgend ein Windows läuft. Verwaltungsprogramme gibt es wahrscheinlich sogar für DOS. Rechner für wichtige Sachen benutzt man ausschließlich für diesen Zweck, dann laufen sie auch stabil. Backups und gedruckte Listen wirst du dennoch parallel anlegen, so dass alle Daten immer gesichert sind.

[AlexanderP]

Hallo,

endlich habe ich ein Problem weniger und ich glaube das System mit den Karteikarten werde ich bei mir einführen. Mit Rechnern habe ich halt schlechte Erfahrungen gemacht. Das einzige zu diesem Thema was ich noch wissen wollte ist ob man Dokumente die ein Forschungsunternehmen betreffen und Objektbeschreibungen zusammen in einer Mappe/Ordner oder separat archivieren sollte.

Glück Auf!

Alexander Pyka

[AlexanderP]

Jetzt ist es mir nach einigem Denken auch gelungen meine letzte Frage zu diesem Thema zu lösen. Auf jeden Fall währe das ohne euere Hilfe nicht so einfach gewesen. Ich danke euch zum Abschluss dieses Themas und dieser Umfrage für euere Stimmen und Beiträge die mir wie gesagt sehr geholfen haben.

Glück Auf!

Alexander